“MEJORAMIENTO DEL PROCESO DE GESTIÓN DE LA MUNICIÓN EN EL EJÉRCITO DEL PERÚ” Trabajo de Investigación presentado para optar al Grado Académico de Magíster en Gestión Pública Presentada por: Sr. César Alfredo Andaluz Salaverry 2020 A mis hijos, César André y Diego, quienes me alientan día a día en mi afán de superación personal. A los soldados del Ejército que luchan y lucharon por el Perú en sus horas más aciagas, mi admiración eterna por su valor y desinterés para servir a la Patria. iii Resumen ejecutivo El Ejército del Perú tiene un sistema logístico organizado sobre la base de funciones logísticas, una de las cuales es la función logística de abastecimiento, que provee a todas las dependencias sus requerimientos para satisfacer sus necesidades y cumplir así con las responsabilidades propias de su misión. Como parte de este proceso, figura el abastecimiento de munición de todos los calibres a las dependencias del Ejército a fin de satisfacer los requerimientos de instrucción, entrenamiento y operaciones, tanto de la fuerza operativa como de los órganos y medios de apoyo. Todo este proceso, definido en el presente trabajo como “el proceso de gestión de la munición en el Ejército”, actualmente fluye bajo el esquema de una organización por funciones con responsabilidades establecidas pero sin un sistema de transmisión y control de información adecuada, lo que ha generado pérdida de munición, así como diferencias sustanciales al realizarse el control de los inventarios físicos valorizados de la munición por el Órgano de Control Institucional (OCI). Bajo tales consideraciones, el objetivo general del trabajo de investigación es determinar los componentes del proceso de gestión de la munición en el Ejército que pueden mejorar su administración, monitoreo y control. Para ello, inicialmente, se describe la forma como opera actualmente el proceso; en segundo término, se identifican sus deficiencias con el objetivo de, finalmente, plantear las propuestas de mejora. Las propuestas de mejora se han determinado a partir del empleo de la gestión por procesos, la cual es uno de los pilares centrales de la política nacional de modernización de la gestión pública, así como de los modelos de gestión logística integral y sistemas de gestión de almacenes. Ambas herramientas han sido aplicadas con éxito en el sector privado, y pueden incorporarse agregando las mejores prácticas de las mismas en relación con los métodos que se emplean actualmente en el proceso de gestión de la munición. La conclusión del trabajo de investigación reconoce que, a pesar de contar con un sistema logístico organizado, el proceso de gestión de la munición requiere ser mejorado en cada una de las etapas de los procesos técnicos de abastecimiento, particularmente en el cálculo de necesidades, el almacenamiento, el control de stock y la disposición final, pues no se encuentran debidamente articulados. La recomendación que se generó del trabajo de investigación fue la necesidad de completar la implementación de la gestión por procesos en las dependencias del iv Ejército, así como la formulación de un proyecto de rehabilitación (equipamiento de instalaciones) y optimización para la implementación de un sistema de gestión de almacenes que integre todos los Centros de Munición (Cemun) a nivel nacional con el Servicio de Material de Guerra del Ejército (SMGE) y la Jefatura de Patrimonio del Ejército (Jepae). v Índice Lista de tablas ............................................................................................................................ vii Lista de gráficos ....................................................................................................................... viii Lista de anexos ........................................................................................................................... ix Introducción .................................................................................................................................. 1 Capítulo I. Planteamiento del problema ........................................................................................ 3 1. Descripción de la problemática ............................................................................................. 3 2. Planteamiento del problema .................................................................................................. 5 2.1 Problema general ............................................................................................................. 5 2.2 Problemas específicos ...................................................................................................... 5 3. Objetivos ............................................................................................................................... 6 3.1 Objetivo general .............................................................................................................. 6 3.2 Objetivos específicos ...................................................................................................... 6 4. Justificación .......................................................................................................................... 6 5. Alcance.................................................................................................................................. 7 6. Limitaciones .......................................................................................................................... 7 Capítulo II. Marco conceptual....................................................................................................... 9 1. Marco teórico ........................................................................................................................ 9 1.1 Gestión Logística Integral ............................................................................................... 9 1.2 Gestión por procesos ..................................................................................................... 18 Capítulo III. Diseño metodológico .............................................................................................. 23 1. Tipo de metodología ........................................................................................................... 23 2. Hipótesis.............................................................................................................................. 23 3. Tipo de muestreo ................................................................................................................. 23 4. Universo y muestra ............................................................................................................. 24 5. Técnicas e instrumentos de recolección de información ..................................................... 26 6. Procesamiento de la información ........................................................................................ 27 Capítulo IV. Diagnóstico situacional .......................................................................................... 28 1. Logística militar en el Ejército del Perú .............................................................................. 28 1.1 Principios de la logística militar .................................................................................... 29 1.2 Funciones logísticas ...................................................................................................... 30 1.3 Análisis de los involucrados.......................................................................................... 34 2. Proceso técnico de abastecimiento de munición en el Ejército ........................................... 39 2.1 Cálculo de necesidades ................................................................................................. 39 vi 2.2 Obtención ...................................................................................................................... 39 2.3 Almacenamiento ........................................................................................................... 40 2.4 Distribución ................................................................................................................... 40 2.5 Control de stock ............................................................................................................ 41 2.6 Disposición final ........................................................................................................... 42 3. Análisis de valor de los procesos técnicos de abastecimiento de munición ........................ 44 3.1 Análisis de empleo de tecnologías de la información y comunicaciones...................... 44 3.2 Análisis de los procedimientos empleados en la seguridad y acceso a los polvorines .. 46 4. Identificación de causas del problema ................................................................................ 47 5. Mapeo del proceso actual .................................................................................................... 55 Capítulo V. Mejoramiento del proceso ....................................................................................... 56 1. Recomendaciones para el mejoramiento del proceso ......................................................... 56 1.1 Propuesta de mejora del cálculo de necesidades .......................................................... 56 1.2 Propuesta de mejora del almacenamiento y control de stock ........................................ 57 1.3 Propuesta de mejora de la disposición final .................................................................. 58 1.4 Propuesta de mejora de los sistemas de administración y gestión de la munición........ 58 2. Detalle del proceso mejorado (mapeo del proceso mejorado) ............................................ 61 3. Indicadores de control para el proceso mejorado ................................................................ 62 4. Comparación del proceso actual con el proceso mejorado ................................................. 63 Conclusiones y recomendaciones ............................................................................................... 66 1. Conclusiones ....................................................................................................................... 66 2. Recomendaciones ................................................................................................................ 68 Bibliografía ................................................................................................................................. 69 Nota biográfica ............................................................................................................................ 93 vii Índice de tablas Tabla 1. Análisis de valor de los procesos técnicos de abastecimiento de munición ..........44 Tabla 2. Identificación de puntos críticos ............................................................................52 Tabla 3. Recomendaciones para el mejoramiento del proceso ............................................59 Tabla 4. Proceso mejorado de gestión de la munición ........................................................63 viii Índice de gráficos Gráfico 1. Desarrollo metodológico del trabajo de investigación ............................................2 Gráfico 2. Gestión logística integral .......................................................................................11 Gráfico 3. Gestión integrada de la munición en el Ejército ....................................................18 Gráfico 4. Diseño del Sistema Logístico del Ejército .............................................................28 Gráfico 5. Estructura del Sistema de Abastecimiento del Ejército (SIAE) ............................32 Gráfico 6. Estructura del Sistema de Administración de Bienes del Ejército (Sisabe) ..........34 Gráfico 7. Macroprocesos del instituto Ejército del Perú .......................................................38 Gráfico 8. Diseño del Sistema de gestión de la munición en el Ejército ................................38 Gráfico 9. Diagrama de Pareto (priorización de causas del problema) ..................................48 Gráfico 10. Porcentaje de desempeño como oficial logístico u oficial de tiro .........................49 Gráfico 11. Conocimiento de los procesos técnicos y procedimientos de gestión de la munición 49 Gráfico 12. Origen de los problemas de administración y control de la munición ..................50 Gráfico 13. Descentralización de la administración y control de la munición .........................51 Gráfico 14. Diagrama de bloques del proceso de gestión de la munición ................................62 ix Índice de anexos Anexo 1. Definición de términos ............................................................................................73 Anexo 2. Análisis de involucrados ..........................................................................................73 Anexo 3. Procedimiento para el acceso de personal, ingreso y salida de munición, artificios y pertrechos de guerra de los polvorines del Ejército .................................................74 Anexo 4. Diagrama de Ishikawa de causa – efecto .................................................................75 Anexo 5. Diagrama de flujo del proceso de cálculo de necesidades y obtención de munición ..................................................................................................................76 Anexo 6. Diagrama de flujo del proceso de almacenamiento de munición en el Cemune .....77 Anexo 7. Diagrama de flujo del proceso de abastecimiento de munición a las Unidades y dependencias del Ejército ........................................................................................78 Anexo 8. Diagrama de flujo para el control de stock de munición .........................................79 Anexo 9. Diagrama de flujo para la baja de munición consumida en instrucción y entrenamiento ..........................................................................................................80 Anexo 10. Diagrama de flujo para la baja de munición consumida en operaciones .................81 Anexo 11. Diagrama de flujo para la baja de munición obsoleta o inservible ..........................82 Anexo 12. Matriz FODA para la determinación de los factores críticos de éxito .....................83 Anexo 13. Fichas de procedimientos para los procesos Nivel 3 de gestión de la munición .....84 Anexo 14. Diagrama de flujo del proceso mejorado del cálculo de necesidades para el abastecimiento de munición ....................................................................................86 Anexo 15. Diagrama de flujo del proceso mejorado de control de stock de munición .............86 Anexo 16. Diseño mejorado del proceso de gestión de munición empleando el sistema de gestión de almacenes ...............................................................................................87 Anexo 17. Procedimientos de operación del Siscobam/Munición ............................................88 Anexo 18. Indicadores de munición de instrucción, entrenamiento y operaciones ..................89 Anexo 19. Viabilidad económica, herramienta 5W+2H ...........................................................92 1 Introducción El Ejército del Perú es una institución dependiente del Ministerio de Defensa, que participa en la ejecución de las políticas de Estado en materia de seguridad y defensa nacional, orden interno, desarrollo económico y social del país, defensa civil, ciencia y tecnología, asuntos antárticos, asuntos amazónicos y de protección del medio ambiente1. Para ello, debe conducir acciones de formación, capacitación, especialización, entrenamiento, abastecimiento, mantenimiento y equipamiento del componente terrestre en función de los objetivos y políticas de seguridad y defensa nacional. Dadas todas estas responsabilidades y como parte del sector público, debe desarrollar acciones orientadas a la modernización de su gestión en el marco de sus competencias para insertarse en el proceso de modernización de la gestión pública dispuesta por el Estado2, alineando sus planes, organización, procesos relevantes y mecanismos de coordinación con la política de modernización del Estado3. Con la Resolución N° 1946 CGE/DIPLANE del 24 de julio de 2015, el comando del Ejército aprobó el Plan de Implementación de la Modernización de la Gestión en el Ejército, en el cual se especifica que algunos de los pilares centrales para la gestión en el Ejército deberán ser la gestión por procesos, simplificación administrativa, sistemas de información y organización institucional, entre otros. Así, en el marco de esta política de Estado e institucional, este trabajo de investigación busca inicialmente realizar un diagnóstico de los procedimientos y herramientas empleadas en el proceso actual de la gestión de la munición en el Ejército. Asimismo, mediante el análisis de los resultados, tiene el fin de presentar una propuesta moderna con un enfoque basado en procesos y con empleo intensivo de tecnologías de la información y comunicación que permita una adecuada administración, así como el seguimiento, el monitoreo y, particularmente, el control permanente de los cargos de munición de los cuales se dispone a nivel nacional. En el año 2015, se detectó la perdida sistemática de granadas y municiones de los polvorines del Ejército, lo cual ejerce un impacto negativo tanto en la imagen institucional como en la seguridad ciudadana, tan discutida actualmente; además, origina pérdidas económicas para el Estado. Si se 1 Decreto Legislativo 1137, Ley del Ejército del Perú 2 Ley 27658, Ley Marco de la Modernización de la Gestión del Estado 3 Estrategia de Modernización de la Gestión Pública (2012-2016) 2 valoriza el costo de las municiones perdidas en el lapso de los últimos años por diferentes motivos, se concluye que es imperativo optimizar la administración y gestión de la munición en el Ejército, pues las investigaciones realizadas después de ocurridos los hechos en los años 2015 y 2016 demostraron falta de control, y que cada dependencia encargada de algún proceso en la gestión de la munición no interactuaba automáticamente con las otras y simultáneamente con los órganos de control. De este modo, se pudo apreciar un sistema de administración, control y verificación anacrónico, lo que sugiere la necesidad de mejoras en todo el proceso a fin de estar acorde a las exigencias de una organización moderna del siglo XXI. El trabajo de investigación se desarrolla en cinco capítulos. El primero describe la problemática de la investigación y define el problema de estudio como base para determinar un diagnóstico institucional que derive, al mismo tiempo, en una propuesta de solución. El segundo capítulo establece el marco teórico sobre el cual se sustenta dicha propuesta, básicamente centrado en dos categorías: la logística integral y la gestión por procesos. El tercer capítulo define el proceso metodológico empleado para llegar a construir la propuesta de solución, orientado al enfoque cualitativo, por cuanto presenta mayor profundidad de análisis y la posibilidad de contrastar resultados de distintas técnicas de levantamiento de datos. El cuarto capítulo detalla la situación del proceso de la gestión logística de la munición en el Ejército, mientras que el quinto establece la propuesta de mejora del mismo, en componentes específicos de este. A continuación, en el Gráfico 1, se observa el desarrollo metodológico del presente trabajo de investigación. Gráfico 1. Desarrollo metodológico del trabajo de investigación Fuente: Elaboración propia, 2019. CAPÍTULOS Entrevistas y análisis documental Exploración de la literatura Entrevistas y análisis documental Problema Proceso logístico mejorado Proceso logístico actual Procesos Logística integral Propuesta Diagnóstico Modelo Teórico Problemática 3 Capítulo I. Planteamiento del problema El presente capítulo describe la problemática que es materia de estudio y define el problema de investigación, considerando evidencia acerca de las consecuencias que originan un inadecuado control en la gestión de la munición. 1. Descripción de la problemática La función logística de abastecimiento en el Ejército implica las siguientes subfunciones: cálculo de necesidades, obtención, almacenamiento, control de stock, distribución y disposición final. Todas estas actividades forman parte de un proceso que, adecuadamente gestionado, debería permitir que el Ejército disponga de una corriente de abastecimientos de todas las clases que le posibilite cumplir eficazmente con las misiones que le son asignadas4. La Dirección de Planeamiento del Ejército (Diplane), que determina la organización y el dimensionamiento de la Fuerza; la Dirección de Logística del Ejército (Diloge), que formula el planeamiento estratégico administrativo de apoyo a la Fuerza; y la Dirección de Educación y Doctrina del Ejercito (Diedoce), que establece las normas y procedimientos para el proceso de asignación, empleo y evaluación del consumo de munición para instrucción y entrenamiento en el Ejército, son, por sus funciones, responsables de coordinar con el Servicio de Material de Guerra del Ejército (SMGE). Esta coordinación se lleva a cabo para que este realice anualmente el cálculo de necesidades de munición del Ejército y para que, luego, por sus funciones y competencias a través de su Departamento de Abastecimiento, tenga la responsabilidad de la adquisición de la munición. Después, el Centro de Municiones del Ejército (Cemune) se encarga del almacenamiento y la distribución de la munición a las Divisiones y Grandes Unidades operativas del Ejército, las cuales, a su vez, bajo la supervisión de la Jefatura de Patrimonio del Ejército (Jepae), realizan la administración, el empleo y el control de stock de la misma. Pese a la distribución de responsabilidades, la cadena logística, especialmente en el proceso de cálculo de necesidades, almacenamiento, control de stock y disposición final de las municiones, ha reportado una serie de falencias en el sistema (ver Anexo 4) que ha originado la pérdida de munición en diferentes momentos y lugares del territorio nacional5. Por ejemplo, según un informe policial elaborado en octubre de 2015 por la División de Investigaciones de Tráfico Ilícito 4 Directiva Única de Funcionamiento del Sistema Logístico del Ejército 5Informe de situación de armas y municiones de uso exclusivo de las Fuerzas del Orden 2019, Dirección de Inteligencia del Ejército. 4 de Armas, Municiones y Explosivos (Divitiame-PNP), entre 2014 y 2015, el Ejército peruano extravió 1053 granadas, de las cuales se recuperaron solo 53 en una incautación policial hecha en el distrito de Breña a inicios de setiembre de 2015. El mismo atestado también precisó que, entre marzo y julio de 2015, el Ejército perdió 104.750 municiones de pequeño calibre (pistola y fusil), cuyo uso está bastante difundido entre la delincuencia a nivel nacional, lo que origino que la procuraduría pública del Ministerio de Defensa iniciase una investigación contra nueve personas involucradas en este caso de sustracción sistemática de munición de los polvorines (Chicoma 2015), después de que el Sistema de Inspectoría del Ejército inicio un proceso de investigación a los involucrados sancionándolos con 8 días de rigor por la falta muy grave de “enajenación o perdida de bienes destinados a la defensa nacional”. Por otro lado, en la verificación del inventario físico valorizado selectivo de artículos de material de guerra de los Centros de Munición (Cemun) de Pisco, Tacna, Locumba, Lima e Iquitos realizadas entre el 25 de febrero y el 2 de marzo de 2016, el órgano de control institucional del Ejército encontró que la conciliación contable de munición no refleja la existencia real de munición en almacenes. Ello originó que, con oficio N° 2910/SMGE/T-14/f.4 del 13 de junio de 2016, el comandante general del Comando Logístico del Ejército (Cologe) dispusiera al Servicio de Material de Guerra que remitiera con carácter de muy urgente las acciones adoptadas para la solución a la deficiencia significativa N° 4, la cual era que los saldos existentes en los almacenes de los Cemun señalados diferían con el inventario físico valorizado de existencias de almacén, y que se detectaron faltantes por S/ 14.113.589,57 y sobrantes por S/ 14.329.760,76. Con oficio N° 4701/SMGE/T.14.f.4 del 31 de agosto de 2016, el SMGE remitió solo a la II División de Ejército con sede en Lima el reporte de munición pendiente de saneamiento, el cual ascendía a S/ 48.096.345,43, y le solicitó información a dicha Gran Unidad acerca de si esa munición correspondía a dotaciones básicas, días de abastecimiento o si había sido empleada, y también pidió, en caso de ser necesarias, copias autenticadas de las actas de consumo. Con hoja de recomendación N° 021/SMGE/D-CB del 12 de octubre de 2016, el comandante general del Ejército aprobó apoyar las actividades de capacitación del personal para la destrucción de munición obsoleta existente, que sumaba un total de 1.601.279 municiones entre pequeño calibre, granadas, cohetes, bombas, misiles y artificios6. En la actualidad, las medidas tomadas para la gestión de estos artículos en los arsenales no han 6 Resolución Ministerial N° 585-2011-DE/SG/VRD/B/01, aprueba la Directiva General N° 015- 2011/MINDEF/SG/VRD/B/01, “Directiva de estandarización de los procedimientos de disposición final de material de guerra, armas de fuego y municiones dadas de baja de las Instituciones Armadas”. 5 podido disminuir a límites estadísticos este problema. En efecto, en mayo de 2018, tres miembros del Ejército fueron intervenidos en la carretera Piura-Paita por la División Macrorregional de Inteligencia de la PNP con granadas tipo piña, cuando se disponían a venderlas a organizaciones criminales dedicadas a la extorsión y el sicariato (Obregón 2018). En definitiva, esto se origina porque el proceso de gestión de munición en el Ejército no se hace como una actividad única, integrada y sistematizada, sino que existe una fragmentación de responsabilidades entre las diferentes dependencias encargadas de cada uno de los procesos, sea en la determinación de necesidades, asignación de presupuesto, ejecución de compras, administración de polvorines o control de inventarios. Tal situación se agrava por falta de una adecuada sistematización de todo el proceso, lo que origina las brechas que terminan en falta de control, robos y pérdida de munición por obsolescencia. 2. Planteamiento del problema Una vez descrita la problemática de la gestión de la munición en el Ejército, en el sentido de que esta funciona de forma desarticulada y sin una base tecnológica que le facilite su organización como un sistema integrado, se establece el problema de investigación en forma de pregunta general, de la cual se derivan los problemas específicos. 2.1 Problema general ¿Qué componentes del proceso de gestión de la munición en el Ejército pueden mejorar su administración, monitoreo y control? 2.2 Problemas específicos  ¿Cómo opera el proceso de gestión logística de la munición en el Ejército?  ¿Qué deficiencias tiene el proceso de gestión logística de la munición en el Ejército?  ¿Qué mejoras se pueden incorporar al proceso de gestión logística de la munición en el Ejército? 6 3. Objetivos 3.1 Objetivo general Determinar los componentes del proceso de gestión de la munición en el Ejército que pueden mejorar su administración, monitoreo y control 3.2 Objetivos específicos  Describir la forma en que opera el proceso de gestión logística de la munición en el Ejército  Identificar las deficiencias del proceso de gestión logística de la munición en el Ejército  Determinar las mejoras que se pueden incorporar al proceso de gestión logística de la munición en el Ejército 4. Justificación A través de los tiempos, la pérdida de credibilidad de la gestión pública ha generado en la actualidad una corriente de mejora a fin de obtener eficiencia y eficacia, es decir, una administración que satisfaga las necesidades de la ciudadanía. Así, las administraciones estatales se han visto envueltas en procesos de mejoramiento y de cambio, para lo cual realizan mejoras internas a fin de adoptar procesos más racionales, lo que ha generado reformas en la estructura organizativa, la normativa y la transparencia en la administración. En 2013, en el Perú, se aprobó la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública (Presidencia del Consejo de Ministros [PCM] 2013), en la cual se plantea implementar la gestión por procesos, y promover el uso de tecnologías de la información y la comunicación. En este ámbito, el Ejército se ve en la necesidad de mejorar sus procesos administrativos y de gestión, en este caso en particular, el de la munición, que es un bien que no solo tiene un costo elevado: su inadecuado proceso de gestión repercute de manera negativa en la seguridad nacional, la seguridad ciudadana, la población7, y la imagen institucional; por ello, se requiere optimizar y mejorar sus procesos administrativos y control. La investigación se enfoca en la necesidad de encontrar un proceso de gestión de la munición que pueda responder de manera oportuna y segura a los requerimientos de las unidades militares a nivel nacional, asegurando una cadena de valor que entregue como resultado una mayor satisfacción del usuario final. 7 El estado de seguridad contribuye a la consolidación de la paz, al desarrollo integral y a la justicia social. 7 5. Alcance La presente investigación fue un estudio descriptivo, analítico y transversal con un enfoque cualitativo8, cuyo valor fundamental es realizar un diagnóstico sobre el proceso de gestión de la munición de todo calibre en el Ejército Peruano. Se tomaron como muestra los procesos de gestión en las siguientes dependencias de Lima: 1ª Brigada de Fuerzas Especiales, 18ª Brigada Blindada, Comando de Educación y Doctrina del Ejército (Coede), Centro de Municiones N° 513 y el Centro de Municiones del Ejército (Cemune), que permitió conocer lo siguiente:  Los procesos estratégicos, misionales y de soporte a partir de los cuales se gestiona la munición en el Ejército  Los niveles jerárquicos, comandos, direcciones y departamentos dentro de la institución que participan del proceso con sus funciones y responsabilidades  El nivel de automatización y soporte tecnológico de este proceso mediante el empleo de las tecnologías de la información y comunicación  La centralización o descentralización en la toma de decisiones para el empleo y administración de la munición en todos los niveles jerárquicos  Los procedimientos de seguridad empleados, tanto de las informaciones como seguridad física, a través de todas las etapas de la gestión de la munición, desde su adquisición hasta su empleo en instrucción y operaciones A partir de este diagnóstico, se logró proponer mejoras en los procesos con el fin de contribuir a modernizar, innovar y realizar cambios en los métodos de trabajo actuales, así como establecer conclusiones y recomendaciones que le permitan a la institución dinamizar la gestión de la munición. Cronológicamente, la presente investigación solo alcanza a todas las actividades y normativas para la gestión de la munición llevadas a cabo durante los años 2016 y 2017. Igualmente, el proceso que se analiza comprende el realizado en ese mismo periodo de tiempo. 6. Limitaciones Las fuentes de información, particularmente las del ámbito militar, constituyen parte de un sistema que maneja información reservada, por lo que las visitas previstas debieron ser 8 El enfoque cualitativo es primordialmente inductivo: explora las experiencias en la vida cotidiana para establecer una conclusión a partir de la observación de hechos o de casos particulares. 8 previamente coordinadas con los comandos militares para la autorización correspondiente para el acceso a información que posiblemente fuese clasificada. El tiempo disponible para la realización de las actividades de campo estuvo supeditado al tiempo disponible fuera de los horarios académicos propuestos por la universidad y de trabajo. Así mismo, por la alta rotación del personal, se incluyó dentro de la encuesta a personal que tenía un tiempo muy corto de involucramiento con el proceso, lo que redujo la profundidad del análisis en este aspecto. 9 Capítulo II. Marco conceptual El desarrollo del presente marco teórico busca detectar inmediatamente la aplicación práctica de los conceptos al caso del Ejército, por lo que, junto con la descripción teórica, se ofrece su implementación en la referida institución, especialmente al área vinculada al proceso de gestión logística de la munición. 1. Marco teórico El modelo conceptual describe la gestión logística con un enfoque de procesos, pues un sistema logístico eficiente se debe constituir a partir de una red de unidades autónomas y coordinadas con la capacidad de integrar sus actividades de tal forma que al final suministren al cliente los productos y servicios que demandan en el momento oportuno. En ese sentido, distintos modelos señalan diversos componentes que pueden mejorarse en los procesos logísticos, con la finalidad de dinamizar su administración, monitoreo y control. 1.1 Gestión Logística Integral El aumento de la competitividad en el mundo ha hecho que, tanto en el ámbito privado como público, las empresas se esfuercen por alcanzar los mejores y más altos estándares de calidad. Entonces, consecuentemente con este influjo de modernidad, a través de la mejor gestión en sus áreas logísticas, la dirección de una empresa busca la respuesta para obtener economía de costos y así lograr que sea competitiva, en vista de que el área logística llega a abarcar casi todas las actividades relacionadas con las empresas: desde el aprovisionamiento y la fase de producción hasta la distribución y logística de salida de los productos. En el caso de la munición, las actividades comprenden desde su adquisición y almacenamiento hasta su empleo. La logística integral nos conduce a que la gestión de la munición se debe concebir como un sistema integrado de actividades y procesos relacionados entre sí para lograr con eficacia y eficiencia un empleo adecuado del mismo. Para ello, de acuerdo con Machuca y Valenzuela (2005), las áreas o subsistemas en las que se desarrolla las operaciones logísticas de una empresa son ocho, de las cuales se explicarán las que coinciden con el sistema de gestión de la munición en el Ejército: 10  Gestión de materiales: existe una coordinación entre el SMGE y sus proveedores de municiones nacionales e internacionales para su adquisición.  Gestión de distribución física: se almacena la munición en los polvorines del Cemune en Pisco para su posterior distribución a los polvorines del Ejército ubicados en todo el territorio nacional, que son sus clientes iniciales o mayoristas.  Gestión de la estructura de planta: el Ejército tiene distribuidos a nivel nacional centros de municionamiento que satisfacen las necesidades de consumo de munición a nivel nacional.  Gestión de las comunicaciones y de la información: se ejecuta a través del software del sistema de control de bienes, abastecimiento y mantenimiento del Ejército (Siscobam).  Gestión de tráfico y transporte: se ejecuta a través del Servicio de Transportes del Ejército (STRASPE) para el traslado de la munición a nivel nacional.  Gestión de almacenamiento y manipulación de materiales: se ejecuta a través de la administración de los polvorines del Ejército a cargo tanto del Cemune-Pisco como de los Cemun de las Brigadas y Batallones distribuidos en todo el territorio nacional.  Gestión de inventario: se realiza en diferentes niveles, desde los inventarios de munición de todo el Ejército realizados por la Jepae a través del Siscobam hasta los inventarios descentralizados de cada Brigada – que está interconectada con el Siscobam– y los Batallones del Ejército – que no están interconectados con el Siscobam. Una buena administración y coordinación de cada uno de estos subsistemas debe lograr resultados eficientes en la gestión logística tanto pública como privada, y agregaría valor al producto. En el caso de la gestión de la munición en el Ejército, en términos generales, ello se lograría mejorando procedimientos y optimizando el uso de tecnologías empleadas en la gestión logística empresarial, lo cual disminuiría el riesgo de pérdida de munición. A continuación, en el Gráfico 2, se observa las áreas en las que se desarrolla la gestión logística integral. 11 Gráfico 2. Gestión logística integral Fuente: Elaboración propia, 2019. Una vez establecido cómo se integra el sistema de gestión logística, se describe a continuación qué modelos se han empleado para optimizarlo, enfocándolos al proceso de gestión logística de la munición en el Ejército. 1.1.1 Modelos de optimización de gestión logística Con la finalidad de disminuir el impacto de las deficiencias en la gestión logística, a continuación, se presentarán algunos modelos de optimización (Mora García y Martiliano Martínez 2010). En las empresas, estas deficiencias generan sobrecostos y, en el caso de la gestión de la munición, generan tanto pérdidas materiales como costos en dinero para la institución, por lo cual se pierde eficiencia en el uso de los recursos del Estado.  Modelo de pronóstico de la demanda: se aplica en el proceso técnico de cálculo de necesidades, para determinar la demanda de consumo de munición en instrucción, entrenamiento y operaciones para periodos subsiguientes, de acuerdo a tablas estandarizadas (instrucción y entrenamiento) formuladas por el Comando de Educación y Doctrina del Ejército (Coede), y estadísticas (operaciones) formuladas por el SMGE.  Modelo cálculo sugerido de compras: relaciona los procesos técnicos de cálculo de necesidades, control de stock y disposición final, el cual, basándose en las variaciones de la demanda de consumo de munición por variación de efectivos u otros, generaría que las órdenes de compra del SMGE a sus proveedores se calcule según las necesidades reales del instituto, con base en el consumo real de los inventarios de munición.  Modelo selección y certificación de proveedores: este modelo se aplica en el proceso de obtención y está diseñado como una lista de chequeo para empleo del SMGE para determinar 12 la eficiencia de cada proveedor en el cumplimiento de los contratos asumidos por adquisición de munición con el Ejército.  Modelo categorización ABC: relaciona los procesos técnicos de cálculo de necesidades, obtención, control de stock y disposición final. Se emplearía para determinar qué tipo de munición por sus características y calibre son críticos para el Ejército por su empleo permanente, lo que genera un alto movimiento en los inventarios, de modo que se orienta el esfuerzo de compras, almacenamiento, transporte, y políticas de control y gestión adecuadas para dichos calibres.  Modelo escategrama de la demanda, variabilidad y rentabilidad: relaciona los procesos técnicos de cálculo de necesidades, obtención, control de stock y disposición final. Serviría para determinar el grado de consumo de munición de periodo a periodo teniendo en cuenta cada ítem o tipo de munición según la categorización ABC y así determinar el nivel de variación de cada ítem o calibre, lo que facilitaría el control estadístico de inventarios y el estudio de la demanda para las compras.  Modelo áreas de almacenamiento: vincula el proceso técnico de almacenamiento con el control de stock. Facilitaría el cálculo de las áreas necesarias para el almacenamiento de la munición en todos los polvorines del Ejército ubicados en las diferentes regiones del Perú, proyectando la ampliación de ellos de acuerdo con las variables de pronóstico de la demanda o el incremento de inventarios, basados en las necesidades de la Fuerza Operativa.  Modelo de localización de centros de distribución: relaciona el proceso técnico de almacenamiento, distribución y control de stock para determinar la ubicación más óptima de los polvorines, acorde con las necesidades del Ejército, teniendo en cuenta las características para la ubicación geográfica de un polvorín, analizando los flujos de entrada y salida de material sobre la base de las necesidades operacionales, de instrucción y de entrenamiento de la Fuerza Operativa.  Modelo cargue y volumetría de camiones: relaciona el proceso técnico de cálculo de necesidades, distribución y control de stock; se emplearía para programar los despachos de munición a los diferentes polvorines en todo el Perú de acuerdo con el peso y la configuración volumétrica de las cajas por cada tipo de munición que se despacha y así determinar la verdadera cantidad de presupuesto requerido para esta operación. Se determinaría también a partir del pronóstico de consumo de munición por tipo y por región.  Modelo calificación logística de centros de distribución: el modelo se aplica en el proceso técnico de almacenamiento para categorizar los polvorines que administra el Ejército a nivel nacional, con el fin de identificar el movimiento y actividades que se realiza en cada uno de ellos a fin de mejorar la gestión logística y de recursos humanos de los mismos. 13 También podríamos agregar como modelo de optimización de gestión logística el Sistema Integrado de Gestión Administrativa del MEF (SIGA-MEF), teniendo como guía los módulos logística y patrimonio, los cuales bajo el concepto de sistematización, integridad y no duplicidad de esfuerzos permiten mantener información actualizada basándose en los ingresos registrados en el almacén, teniendo la posibilidad de contar con información clara y precisa. Como se puede apreciar, los modelos tienen en su mayoría un enfoque articulador entre la demanda del bien con sus procesos generadores, por lo que la tecnología y la capacitación de los recursos humanos tienen una mayor importancia para mejorarlos. Una vez descritas las estrategias de optimización del sistema general de gestión logística, se enfoca el análisis teórico en aspectos importantes que se vinculan directamente con el proceso logístico de gestión de municiones, en particular con los procesos técnicos más críticos: el cálculo de necesidades, el almacenamiento, el control de stock y la disposición final, que están orientados a la mejora de la calidad de los servicios brindados a los usuarios externos. Estos procesos técnicos del sistema de abastecimiento del Ejército también guardan relación con la regulación normativa de funcionamiento de la administración de bienes del Sistema Nacional de Abastecimiento, sin embargo no tienen la visión sistémica, eficiente e integral que promueve la cadena de abastecimiento público, bajo el enfoque de gestión por resultados para lograr valor público. 1.1.2 Almacenamiento, gestión y control de stock El Sistema Nacional de Abastecimiento tiene como parte de sus procesos en la administración de bienes públicos el almacenamiento y control de stock, cuya base teórica promueve una gestión interoperativa y articulada con otros sistemas de acuerdo con los métodos de la gestión logística moderna. Según Machuca y Valenzuela (2005: 20), «la gestión de almacén se define como proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material-materias primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento e información de los datos generados». La necesidad del control, monitoreo y supervisión del movimiento de la munición en el Ejército hace necesaria la implementación de una buena gestión de polvorines que optimice sus procesos y que en este caso disminuya los costos de pérdida de tal munición. De acuerdo con Machuca y Valenzuela (2005), una gestión de almacenes modernos debe aportar, en este caso asociado a la 14 gestión de la munición, lo siguiente:  Mejorar el servicio al cliente: consiste en disminuir los plazos de entrega de munición a las Unidades del Ejército durante el proceso técnico de distribución.  Crecimiento del número de referencias: se trata de la adecuada localización y organización de la munición por tipo y por lote, que facilite un adecuado flujo de entrada, salida y control de la misma, durante los procesos técnicos de almacenamiento, control de stock y disposición final.  Contingencias para cambios en la demanda: se debe contar con planes de contingencia para atender un aumento de pedidos que no pueda ser administrado por un polvorín regional o de Brigada durante el proceso técnico de distribución y control de stock.  Grado de servicio: se deben analizar los pedidos de munición para el empleo en instrucción, entrenamiento u operaciones que pudieron cumplirse totalmente y determinar las causas de aquellos que no pudieron ser atendidos. También se debe analizar la disponibilidad en el inventario versus las estadísticas de consumo para optimizar los procesos técnicos de cálculo de necesidades, distribución y control de stock.  Picking: en la organización de los polvorines, es necesario contar con almacenes de picking que reduzcan tiempos de espera en la atención de pedidos para optimizar el proceso técnico de distribución.  Gestión de la información: se debe implementar un software que permita la sincronización del movimiento físico de la munición con el de la información en los inventarios a fin de optimizar el proceso técnico de control de stock.  Control de stock: es necesario evitar la pérdida de munición por obsolescencia o exudación, lo cual en último término genera pérdidas económicas por la compra de munición que nunca fue empleada, particularmente la de mayor movimiento o rotación, tales como las de pequeño calibre. La gestión de almacenes también requiere de áreas de control. Según Machuca y Valenzuela (2005), existen tres tipos de control, que, vinculados con la gestión de la munición, se emplearían de la siguiente manera:  Controles cuantitativos: consiste en la verificación tanto a la entrada como salida del polvorín de la cantidad de munición despachada.  Controles cualitativos: consiste en la verificación del vencimiento del lote de munición que se despacha a la salida de los polvorines para su empleo con el fin de emplear la munición 15 más antigua.  Controles administrativos: se automatiza el control de inventarios de la munición mediante el empleo de tecnologías de la información y de la comunicación, desde la salida del polvorín hasta el ingreso al polvorín, de modo que se facilite su control y se eviten pérdidas. 1.1.3 Sistema de gestión de almacenes En la actualidad existen productos automatizados para la gestión de los sistemas de almacén que facilitan el aumento de su eficiencia a fin de optimizar el servicio a sus clientes. Uno de los métodos más empleados es el sistema de gestión de almacenes o warehouse management system (WMS), cuyo concepto y tecnología no son nuevos (Mora García 2010a). Este sistema «es una aplicación de software que prevé un control sobre cada fase de la operación logística: la recepción, almacenamiento, reabastecimiento, preparación de pedidos y la carga de camiones. El sistema WMS gestiona todo, desde inventario personal hasta equipos en tiempo real y con configuraciones definidas por el usuario» (Mora García 2010a: 127). En cada una de sus fases, este sistema podría ser empleado de la siguiente manera:  Recepción de la munición: o Empleo de código de barras para el control de la recepción de la munición o Envío de dicho registro a una plataforma informática que podría ser administrada por la Jepae, que está enlazada con el Siscobam en todos los niveles. o Registro automático en el Siscobam o Autorización de la recepción de la munición por parte del sistema de acuerdo a pedidos, lo que facilitaría el control posterior de inventarios o Actualización automática en el sistema de las cantidades del stock de munición  Almacenamiento de munición: o Confirmación de parte del sistema dentro del control interno del polvorín, tras escanear automáticamente la munición, de las cantidades recibidas o Búsqueda dentro del Cemune o Cemun/BS la ubicación más adecuada para el tipo de munición por recibir o Automatización de un sistema de ubicación de referencias de munición por tipo, por lote y por antigüedad para mejorar su rotación durante su empleo en actividades de instrucción, entrenamiento y operaciones 16  Despacho de munición: o Ingreso a través del sistema del pedido de munición al Cemune o Cemun/BS o Asignación de parte del sistema de la ubicación de polvorín y del responsable del mismo para el despacho de la munición solicitada o Envío al terminal del responsable del despacho, con copia al terminal del Cemune o Cemun/BS y Siscobam de las tareas por ejecutar indicando tipo de munición, cantidades, lote y ubicación dentro del polvorín o Autorización de la salida de munición de acuerdo con el pedido y en concordancia con las cantidades programadas por la sección instrucción y entrenamiento u operaciones de las diferentes dependencias del Ejército  Control de inventarios: o El sistema automatiza de acuerdo a las órdenes de ingreso o despacho el conteo del stock de munición, y los integra al Siscobam, con base en la cual se puede saber diariamente por medio de la plataforma informática del nivel de existencias por tipo de munición con su ubicación. Posteriormente, se puede hacer aleatoriamente la verificación física del stock de munición comparándola con el historial del sistema. Este cruce de información puede detectar inconsistencias y determinar el proceso que ha seguido cualquier tipo de munición desde su recibo hasta su despacho, lo cual aumenta la confiabilidad en el inventario. El empleo del sistema de gestión de almacenes o WMS mejora la eficiencia de la administración otorgando los siguientes beneficios, que han sido reportados por empresas que lo han empleado: (i) reducción en el empleo de documentos (actas de entrega y de recepción de munición) que se pueden perder; (ii) disminución de tiempo para ubicar polvorín, tipo de munición y lote por emplear, pues el sistema lo haría de forma automática; (iii) verificación efectiva y en tiempo real de la disponibilidad de munición, y reducción del error; (iv) aumento de la eficiencia y el control al reducir la manipulación de la munición; (v) incremento en la exactitud del inventario; (vi) disminución de errores en los despachos; (vii) mejora la productividad laboral; (viii) reducción de errores en la preparación de pedidos; (ix) reducción de fraudes y perdidas; (x) mejora de los niveles de servicio; (x) disminución de costos operativos y de personal; (xi) mejora de la trazabilidad y visibilidad de las actividades del proceso. El sistema imprimiría automáticamente etiquetas para el control de ingreso, despacho y control de stock, realizando conteos cíclicos que podrían ser verificados físicamente e integrados al Siscobam. 17 1.1.4 Sistemas de información y tecnologías aplicadas a la gestión logística Según Delgado y Rodríguez (2010), el avance de la informática, especialmente los sistemas de redes, y el desarrollo de programas específicos para la integración de todo el proceso de gestión logística facilitarían el control eficiente del flujo de las municiones a través de lo siguiente: o El empleo de terminales de cómputo en cada Cemun, que podrían estar conectados a teléfonos celulares de los responsables directos del control para verificar los movimientos en tiempo real. o El seguimiento de la salida, distribución, entrada, control de stock, identificación y ubicación de munición por tipo, lote mediante el uso del código de barras conectado a un correo de intercambio electrónico de datos, que, mediante la codificación de información, son leídos por un dispositivo óptico, lo que permitiría el envío de información en forma automática al sistema de gestión de almacenes (WMS). En el caso de la munición, el sistema de gestión de almacenes enviaría dicha información al Siscobam en tiempo real. o El empleo de normas emergentes de control dispuestas y que requieren de cumplimiento inmediato. Este sistema mejora la exactitud de los datos, reduce el porcentaje de error, facilita la rapidez en la administración de datos y evita la corrupción con sus consecuentes sanciones, lo cual vuelve más eficiente la gestión de la munición, que es un activo en el Ejército de alta rotación y movimiento. Para el empleo de este sistema, se requeriría de equipamientos y software informáticos que permitan la captura, la identificación y el procesamiento automático de los datos. Estos operarían con un equipo central en la Jepae y copia en el Departamento de Abastecimiento del SMGE y sus terminales respectivos en los polvorines del Cemune, en los Cemun ubicados en todo el país y en los centros de control patrimonial de todas las dependencias del Ejército a nivel nacional. 1.1.5 La administración de la cadena de suministro o supply chain management El concepto de la administración de la cadena de suministro permite dar una visión más extendida de la gestión de la munición integrando todos los procesos y dejando de lado la orientación a las funciones de cada uno de los que participan del mismo proceso de gestión de la munición. Al ser una gestión compleja por la participación de direcciones o dependencias no relacionados directamente en el organigrama funcional del Ejército, se requerirá de un sistema de apoyo informático adecuado para el intercambio de información que incluya a todos los involucrados y 18 cuya implementación le daría seguridad y agilidad al proceso. El Gráfico 3 muestra todos los involucrados en la gestión de la munición, que, mediante un sistema de gestión integrado apoyado en las tecnologías de la información y la comunicación, mejoraría el proceso. Gráfico 3. Gestión integrada de la munición en el Ejército CONTROL PATRIMONIAL PLANEAMIENTO ABASTECIMIENTO DISTRIBUCIÓN OPERACIÓN Diloge Divisiones Diplane SMGE-DPTO ABSTO STRASPE Jepae Brigadas Diedoce Cemune C-CP Batallones COEDE Fuente: Elaboración propia, 2019. Para este caso de estudio, la gestión logística integral, a través del empleo de sus modelos de optimización de gestión logística, sistemas de gestión de almacenes y sistemas de información aplicadas a la gestión logística, se sintetiza en el empleo de la administración de la cadena de suministro como un optimizador e integrador de tareas en procesos con un alto grado de complejidad. Esto se debe a que permitiría que todos los actores que participan en la gestión de la munición en el Ejército, ya sean Direcciones, Servicios, Departamentos o Unidades, de acuerdo al Gráfico 3, y que dentro del mapa de macro procesos del Ejército están distribuidos en los tres tipos de procesos, se integren y logren la racionalización y optimización de los recursos utilizados, de modo que aseguren el menor costo operativo para el Ejército, y, finalmente, se suministre y emplee la munición en forma oportuna y adecuada. Luego de explicar los modelos de gestión logística que serán guía para la mejora de la gestión de la munición, se tratará la gestión por procesos, ya que es una de las praxis más utilizadas en la gestión empresarial y pública moderna que se basa en el trabajo en equipo, la transversalidad de los procesos en todos los departamentos de una organización y la búsqueda de la eficacia global (empresa) en contraposición a la eficacia local (por departamento); adecuadamente complementada con la gestión logística integral, debe lograr mejores resultados. 1.2 Gestión por procesos ISO 9000 define proceso como el «conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO 19 interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados» (Pérez Fernández de Velazco 2010: 51). La mejora de procesos se define como «el análisis sistemático del conjunto de actividades interrelacionadas en sus flujos, con el fin de cambiar para hacerlos más afectivos, eficientes y adaptables, y así lograr aumentar la capacidad de cumplir los requisitos de los clientes, buscando que, durante la transformación de las entradas, se analicen los procesos para optimizarlos con el propósito de obtener salidas que creen o agreguen valor a la organización» (Serrano y Ortiz 2012:14). De acuerdo con la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros (2018), «la gestión moderna se orienta por resultados, rompe el paradigma de la estructura organizacional tipo funcional y debe transformar los insumos en bienes y servicios que generen satisfacción a un menor costo». Sobre la base de estos conceptos y empleando el enfoque basado en procesos, se quiere lograr una visión que integre y logre una gestión sistémica de todas las actividades que se interrelacionan en la gestión de la munición. El concepto de agregar valor está implícito, pues la mejora en el proceso inducirá la eficacia en el funcionamiento del sistema de abastecimiento de munición, lo cual resultará en la satisfacción del usuario final, que son los Batallones, y tendrá su impacto en el objetivo y la misión principal, que es brindar seguridad nacional a todos los clientes, quienes son los ciudadanos del Perú. Este enfoque basado en procesos cobra particular relevancia en la actualidad dado que está incluido dentro de uno de los cinco principios de la política de modernización del Estado, en vista de que la práctica ha comprobado que se alcanzan resultados de forma más eficiente9. 1.2.1 Objetivos del mejoramiento de procesos De acuerdo con Pérez Fernández de Velazco (2010), las organizaciones piramidales respondían a un entorno que permitía un importante grado de control, por lo que se desarrollaron grandes estructuras burocráticas. Este tipo de organización se fundamentaba esencialmente en la jerarquía, y sus principales funciones eran planificar, organizar, dirigir y controlar; ello representa la situación actual del proceso de gestión de la munición, la cual atraviesa toda la estructura del Ejército desde los procesos estratégicos hasta los de soporte. Un marco metodológico para mejoramiento de procesos podría incluir algunos de los siguientes objetivos (Aguirre Mayorga 2007): 9 La Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia de Consejo de Ministros (2018) ya publicó la norma técnica: “implementación de la gestión por procesos en las entidades de la administración pública”. 20  Determinar los factores críticos de éxito, procesos críticos y oportunidades de mejora  Determinar brechas y limitaciones en los procesos críticos con respecto al desempeño requerido  Determinar indicadores que permitan medir la actuación de cada uno de las dependencias que participan del proceso  Anular la división existente entre cada dependencia responsable de algún proceso en la gestión de la munición  Mejorar la asignación de responsables y responsabilidades a cada proceso  Evaluar los resultados y reinicio del ciclo para la mejora continua Para lograr los objetivos de mejora en los procesos, mencionados en el párrafo precedente, la norma técnica para la implementación de la gestión por procesos en las entidades de la administración pública establece cuatro pasos, los cuales se han tenido en consideración para la formulación del presente trabajo de investigación: “(i) selección del problema cuya solución tenga un impacto sobre la transparencia de los procesos, la eficacia en el uso de los recursos y el logro de los objetivos institucionales; (ii) análisis de causa-efecto; (iii) selección de mejoras factibles de implementar en función del impacto sobre la causa seleccionada; (iv) la implementación de mejoras como producto de las conclusiones y recomendaciones a las que se llegó”. 1.2.2 Metodología de mejoramiento de procesos con un enfoque en el rediseño El rediseño de procesos se orienta en la definición de los procesos, el trabajo en procesos clave y en el análisis de valor de cada estadio o ciclo, buscando lograr los resultados deseables, con el fin de disminuir tiempos y mejorar la cadena de valor (Serrano y Ortiz 2012). En contra de otras metodologías, como la de la mejora continua, que algunos autores señalan como lenta y limitada, y la reingeniería, calificada como radical en el aspecto táctico y operativo y que deja de lado el aspecto estratégico, la mejora de procesos centrada en el rediseño permite cambios a través de la observación y enseñanza de las mejores prácticas, y logra el rediseño de los procesos antiguos y poco eficientes. Ello facilita la eliminación de actividades que no agregan valor, la supresión de fallas y reprocesos, la estandarización y la automatización de actividades, entre otros beneficios, cuya finalidad es impactar positivamente en los clientes. 21 1.2.3 Herramientas para el análisis y la mejora de procesos El objetivo del análisis y mejoramiento es asegurar que los procesos sean más eficientes en términos de empleo de recursos y eficaces en términos de resultados. Para la presente investigación, se emplearon tres herramientas para el análisis del proceso que puedan conducir a las posibles causas de la mala gestión de la munición, y, a partir de ellas, se pueda conocer cuáles son los puntos críticos y los factores críticos de éxito a fin de diseñar las propuestas de mejora. Las herramientas fueron las siguientes:  Tormenta de ideas: durante las entrevistas, se propuso al entrevistado que opine abiertamente sobre el tema y que indique cuáles creía que eran las causas del problema. Ello permitió obtener un conjunto de respuestas y posibles soluciones al problema desde diferentes perspectivas.  Diagrama causa–efecto: posiblemente, la mala gestión de la munición tiene un número considerable de causas; sin embargo, es importante identificar las causas principales a partir de las cuales se especificarán otras posibles. El análisis debe ayudar a identificar las más relevantes, lo que probablemente permita identificar los puntos críticos en la gestión de la munición.  Principio de Pareto: este principio «compara la importancia de los diferentes factores que intervienen en un problema y ayuda a identificar los aspectos prioritarios que deben tratarse» (Secretaría de la Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros 2018). Según el principio de Pareto, el 80 % de las consecuencias o efectos se deben al 20 % de las causas más vitales. Estas tres herramientas se complementan para obtener la solución más adecuada. 1.2.4 Modelos de mejoramiento de procesos Para realizar la mejora de procesos, sea el modelo que empleen, se debe hacer un análisis sistémico de todo el proceso (actividad, subprocesos y flujos) para proponer mejoras; las mejoras realizadas a una sola actividad o función específica no proporcionan los resultados esperados. Así mismo, en todos los modelos, es fundamental identificar los procesos críticos y los problemas para después plantear los planes de mejora e implementar las alternativas de solución. En este caso, para la mejora de la gestión de la munición, se emplearon los siguientes métodos:  Mapeo de la cadena de valor o del proceso (value steam mapping): a través de este método, 22 se realizó el diseño de un mapa del estado actual del proceso, el cual muestra los pasos de cada una de las actividades; posteriormente, sobre la base del mapa del estado actual, se identificaron las mejoras que pueden incorporarse al proceso para luego planear y diseñar el mapa del estado futuro del proceso.  Benchmarking: este método se aplica a fin de comparar el proceso con las mejores prácticas de gestión logística y, a partir de la información obtenida, transformarla en aprendizaje que optimice las operaciones.  Método elimine, simplifique, integre y automatice (ESIA): según Peppard y Rowland (1998: 46), «el método ESIA (…) es una herramienta que identifica actividades que no agregan valor a los procesos, eliminando toda tarea innecesaria, simplificando las que quedan, integrándolas para conseguir un flujo sin obstáculos en el proceso que se lleva a cabo, y apoyarse en la tecnología para la automatización». Siendo uno de los objetivos de la mejora del proceso la coordinación entre las diferentes dependencias que participan del proceso, se hace relevante la integración de las mismas mediante la automatización para darle mayor seguridad a tal proceso. Así mismo, se requiere la simplificación en el empleo de documentación, que es susceptible de pérdida y que no facilita el control de inventarios. Todo ello es aplicable al caso de estudio teniendo en consideración que el Ejército es parte de un proceso de modernización del Estado. En conclusión, el modelo teórico que se ha desarrollado describe un proceso de gestión logística integral orientada a la satisfacción del usuario externo, quien es el que define las características de la demanda, que, a su vez, origina un rediseño del referido proceso para poder atenderla. En ese sentido, para generar estos criterios de mejora, es necesario emplear una metodología de enfoque cualitativo, que será expuesta en el Capítulo III. 23 Capítulo III. Diseño metodológico Este capítulo describe la metodología empleada para realizar el diagnóstico del proceso de gestión de la munición en el Ejército, así como para la generación de su propuesta de mejora, enfocada en la contribución a la solución del problema identificado. 1. Tipo de metodología La presente investigación será una investigación no experimental con un enfoque cualitativo10, y un diseño de investigación-acción, en el cual los participantes son parte de problemas prácticos, conociendo de primera mano la problemática por solucionar o el proceso por mejorar. Se realizó un estudio descriptivo, analítico y transversal, cuyo valor fundamental fue elaborar un diagnóstico del proceso de gestión de la munición de todo calibre en el Ejército que permitiese detallar las fortalezas y debilidades del proceso sobre la base de lo cual proponer recomendaciones y alternativas de mejora en la administración y control de la misma. 2. Hipótesis No existe un adecuado proceso de gestión de la munición en el Ejército que tenga como sustento la gestión logística integral y el enfoque basado en procesos, lo cual impacta de manera negativa en su administración y control11. 3. Tipo de muestreo La selección de los funcionarios que se entrevistaron conformó una muestra intencional o razonada a partir de los criterios del investigador (no probabilístico). La selección arbitraria se hizo mediante una muestra de la población que trabaja, y tiene conocimiento y experiencia en el tema de la gestión de la munición en el Ejército que den aportes a la investigación12. Por otro lado, la selección del personal de oficiales que se encuestó fue una muestra estadísticamente representativa. Ambos tipos de muestras buscaron lograr un balance entre la representatividad y la selección. 10 La investigación cualitativa comprende y profundiza los fenómenos, explorándolos desde la perspectiva de los participantes en su ambiente natural y en relación con el contexto (Hernández Sampieri et al. 2010). 11 En estudios descriptivos, se formulan hipótesis cuando se pronostica un hecho o dato. En los estudios cualitativos, su naturaleza es más bien inducir la hipótesis por medio de la recolección y análisis de datos (Hernández Sampieri et al. 2010). 12 En los estudios cualitativos, el tamaño de la muestra no es importante desde una perspectiva probabilística: se busca profundidad (Hernández Sampieri et al. 2010). 24 4. Universo y muestra El universo poblacional que trabaja en el proceso de gestión de la munición, pese a que es finito, se encuentra diseminado en todo el territorio nacional. Para el muestreo no probabilístico, se requiere no tanto de una representatividad de una población, sino de una cuidadosa y controlada elección de personas con ciertas características específicas. Se consideró como muestra la opinión de funcionarios del Ejército conocedores del tema o que mantienen directa relación con el proceso, y que ocupan los siguientes cargos:  Jefe del Servicio de Material de Guerra del Ejército (SMGE): tiene el grado de general de Brigada. Asesora, planea, dirige y controla las funciones logísticas de material de guerra para el cumplimiento de la misión del Ejercito; es responsable del empleo eficaz de los recursos disponibles; asegura la calidad de las adquisiciones; a través de sus órganos, realiza el control y seguimiento de los bienes patrimoniales de material de guerra del Ejército. El tiempo máximo de permanencia en el cargo es de dos años.  Jefe de la Sección Municiones del SMGE: ostenta el grado de coronel. Asesora al jefe del SMGE en todos los aspectos relacionados al apoyo logístico de abastecimiento de munición del Ejército; participa en la determinación de necesidades de munición para la fuerza operativa y los medios de apoyo; dirige y supervisa la determinación de necesidades críticas de munición, y el almacenamiento y control de stock de la munición a nivel Ejército. El tiempo máximo en el cargo es de dos años.  Jefe del Departamento de Planeamiento de la Diedoce: tiene el grado de coronel. Consolida el pedido de necesidades de munición de todas las dependencias del Ejército para instrucción y entrenamiento, y las remite al SMGE, y hace seguimiento y control de la munición consumida anualmente por instrucción y entrenamiento. El tiempo máximo de permanencia en el cargo es de dos años.  Jefe del Centro de Municiones del Ejército: tiene el grado de coronel. Es responsable del control de stock y almacenamiento de la munición adquirida por el SMGE en los polvorines de los que dispone el Ejército en Pisco y su posterior distribución a las Brigadas a nivel nacional de acuerdo a sus dotaciones básicas, días de abastecimiento e instrucción aprobada. El tiempo máximo de permanencia en el cargo es de dos años.  Jefe de la Jefatura de Patrimonio del Ejército: tiene el grado de coronel. Es responsable de planificar, coordinar y ejecutar las actividades relacionadas con el registro, administración, supervisión y disposición de los bienes de propiedad del Ejército y de los que se encuentren bajo su administración, entre los que se halla la munición. El tiempo máximo en el cargo es 25 de dos años.  Inspector de la 1ª Brigada de Fuerzas Especiales y 18ª Brigada Blindada: tiene el grado de coronel. Es el responsable de realizar las acciones de control interno de sus Brigadas de acuerdo con los lineamientos y disposiciones de la Inspectoría General del Ejército, así como las investigaciones ante la ocurrencia de alguna falta contra las normas y reglamentos vigentes. El tiempo máximo de permanencia en el cargo es de dos años.  Jefe de la sección logística de la 1ª Brigada de Fuerzas Especiales y 18ª Brigada Blindada: tiene el grado de teniente coronel. Asesora al comandante general de la Brigada en aspectos relacionados con el abastecimiento de todas las clases; coordina la ejecución el apoyo logístico a todos los elementos de la Brigada con los Servicios Logísticos; revisa, consolida y remite las necesidades de abastecimiento a las Brigadas de Servicios y/o Servicios Logísticos. El tiempo máximo en el cargo es de dos años.  Jefe de la sección de control patrimonial de la 1ª Brigada de Fuerzas Especiales y 18ª Brigada Blindada: tiene el grado de teniente coronel. Formula y remite los informes de existencias de la Brigada a la Jepae en los plazos y fechas señalados en el calendario de remisión de documentos, coordinando con los Batallones de la Brigada; efectúa visitas e inspecciones para controlar el movimiento, conservación y/o grado de mantenimiento, según reglamento, directivas, programas y disposiciones vigentes; y realiza el trámite de altas, bajas, gestiones de disposición final ante la Jepae o escalón logístico responsable. El tiempo en el cargo es de máximo dos años.  Jefe del Batallón de Servicios de la 1ª Brigada de Fuerzas Especiales 18ª Brigada Blindada: tiene el grado de teniente coronel. Planea, dirige y controla la ejecución de las actividades logísticas de todos los servicios logísticos de la Brigada; es el encargado del canal técnico y de coordinación del Sistema Logístico del Ejercito con la Brigada para permitir el apoyo oportuno; y es responsable de las inspecciones técnicas, control y supervisión de las operaciones de abastecimiento de todas las clases de la Brigada. El tiempo máximo en el cargo es de dos años.  Jefe de la Compañía de Material de Guerra de la 1ª Brigada de Fuerzas Especiales y 18ª Brigada Blindada: tiene el grado de capitán. Planea, dirige y controla la ejecución de las actividades logísticas de material de guerra de la Brigada; está encargado del canal técnico y de coordinación con el SMGE; es responsable de las inspecciones técnicas, control y supervisión de las operaciones de abastecimiento de artículos de material de guerra, en las que se incluye la munición de la Brigada. El tiempo máximo en el cargo es de dos años.  Jefe de la Sección Instrucción y Entrenamiento de la 1ª Brigada de Fuerzas Especiales y 18ª Brigada Blindada, Escuela Militar de Chorrillos, Escuela de Comandos del Ejército y Escuela 26 de Francotiradores del Ejército: tiene el grado de mayor. Organiza, regula y conduce la instrucción de la Unidad sobre la base de planes y programas establecidos. El tiempo máximo en el cargo es de dos años.  Jefe del Batallón de Comandos N° 19, Batallón de Fuerzas Especiales N° 40: tiene el grado de teniente coronel. Dirige y controla la actividad administrativa de la Unidad para satisfacer las necesidades de las tropas; programa las revistas de material que incluye munición; y efectúa las gestiones relacionadas con el abastecimiento de artículos de todas las clases. El tiempo máximo de permanencia en el cargo es de dos años.  Oficial logístico del Batallón de Comandos N° 61 y Batallón de Fuerzas Especiales N° 39: tiene el grado de capitán. Es responsable del planeamiento, coordinación y control del abastecimiento de la unidad; mantiene informado al Jefe de Unidad de la situación logística; verifica la entrega de dotaciones, buena conservación de instalaciones, material y mobiliario. El tiempo máximo en el cargo es de dos años.  Oficial de Tiro del Batallón de Comandos N° 19 y Batallón de Fuerzas Especiales N° 40: ostenta el grado de teniente. Depende del oficial logístico del Batallón; tiene a su cargo los polvorines y almacenes de munición, cuya documentación y libros debe mantener al día; cumple lo prescrito en los boletines técnicos con respecto al almacenamiento de munición; formula anualmente los estados de existencia y de relevo de munición. El tiempo de permanencia en el cargo es de dos años como máximo. Los entrevistados tienen experiencia en el Ejército y están vinculados al proceso de gestión de la munición, ya sea como parte de la cadena logística, el planeamiento, usuario intermedio o como destinatario de este y usuario final. Estos profesionales fortalecerán el diagnóstico del referido proceso, que parte de la experiencia del investigador. 5. Técnicas e instrumentos de recolección de información En el presente trabajo, se emplearon varias técnicas de recolección de datos para obtener diferentes enfoques sobre el tema en cuestión que permitió un análisis adecuado del mismo. En ese sentido, las fuentes de las que se tomó la información fueron las siguientes:  Fuentes de información primaria: está fue obtenida de testimonios y evidencia directa acopiada dentro del Ejército  Fuentes de información secundaria: esta fue el resultado del análisis de la información primaria recogida y de los documentos con información relevante que proporcionase datos 27 importantes a la investigación Las técnicas de recolección de datos aplicadas en las unidades militares del Ejército referidas fueron las siguientes:  Encuestas: empleo de cuestionarios de preguntas cerradas con el fin de recoger la opinión de personas del ámbito militar que se relaciona indirectamente con el proceso de gestión de la munición en el Ejército  Entrevistas en profundidad: empleo de un cuestionario de preguntas abiertas con el objetivo de obtener la opinión de los responsables, detallada en la muestra, de cada uno de los procesos  Análisis de contenido o documental: a fin de obtener información relevante de cada actividad, roles y responsabilidades clave en el proceso de gestión de la munición  Observación directa y evaluación de experiencias personales: fundamentada en la experiencia del investigador con veinticuatro años como oficial del Ejército 6. Procesamiento de la información Para el desarrollo del proyecto, se ejecutaron en orden los siguientes pasos:  Inicialmente, se investigó y desarrolló la parte teórica y conceptual requerida para el tema, es decir, el proceso logístico, la gestión por procesos y la normatividad de funcionamiento del sistema de abastecimiento de munición en el Ejército.  Se elaboraron las fichas de análisis y cuestionarios para la recolección de información de las fuentes primarias.  Se ejecutaron las entrevistas y encuestas al personal del Ejército de acuerdo a la muestra prevista de profesionales vinculados directa o indirectamente al proceso de gestión de la munición.  Se revisó y contrastó la información recolectada de las fuentes primarias y secundarias en los pasos anteriores, y de las experiencias y observación directa del suscrito para determinar y evaluar las fortalezas y debilidades del proceso.  Una vez analizada la información, se formularon y diseñaron las propuestas de mejora al proceso de gestión de la munición. 28 Capítulo IV. Diagnóstico situacional En el presente capítulo, se explica la forma en que opera el proceso de la gestión logística de la munición en el Ejército, y se detecta al mismo tiempo las deficiencias de este proceso. 1. Logística militar en el Ejército del Perú La logística militar tiene como objetivo, preparar, obtener, almacenar, distribuir y administrar los recursos materiales y servicios que necesita el Ejército para mantener y entrenar a la fuerza en tiempo de paz y para la ejecución de operaciones en tiempo de guerra, por lo que requiere de un sistema de apoyo logístico eficiente para que pueda cubrir sus vastas necesidades. Para esto, el Ejército del Perú ha diseñado y definido el Sistema Logístico del Ejército (SILE) como «un conjunto de órganos y medios existentes, debidamente organizados e interrelacionados, que permiten proporcionan apoyo logístico a través de normas y procedimientos establecidos a la Fuerza Operativa (FO) y a los Órganos y Medios de Apoyo (OMA)» (Diloge 2011: 12). Actualmente el SILE recién está en proceso de migración e integración al SIGA-MEF, en el caso particular del presente trabajo el Siscobam con los módulos de logística y patrimonio. Gráfico 4. Diseño del Sistema Logístico del Ejército Fuente y elaboración: Directiva Única de Funcionamiento del Sistema Logístico del Ejército (Dufsile), Diloge, 2011. APOYO DE LOS SS. LL. ACTIVIDADES ADMTVAS. TECNOLOGÍAS Y METODOS DE -PRODUCTOS SERVICIOS INFORMACIÓN -PLANEAMIENTO -COORDINACIÓN ENTORNO ENTORNO RETROALIMENTACIÓN CONTROL 29 El Gráfico 4 presenta cómo funciona el SILE, con un subsistema 1 de planeamiento de las necesidades, ejecutado por la Dirección Logística del Ejército en coordinación con el Comando Logístico del Ejército; un subsistema 2 de ejecución del apoyo logístico, llevado a cabo por los servicios logísticos del Comando Logístico del Ejército a las Unidades del Ejército en todo el Perú; y un subsistema 3, que es el que recibe el producto y los servicios del apoyo logístico para el cumplimiento de la misión. Todo ello se realiza bajo la supervisión de los órganos de control institucional como la inspectoría y el OCI. 1.1 Principios de la logística militar La aplicación de los principios de la logística militar debería permitir una adecuada gestión de la munición, mediante la correcta articulación de todos los recursos disponibles.  Oportunidad: cantidad adecuada, en el lugar adecuado y en el momento oportuno.  Simplicidad: en los procedimientos, sin afectar la eficiencia y la eficacia.  Flexibilidad: capacidad de adaptación de estructuras y procedimientos.  Economía: máximo apoyo empleando la menor cantidad de recursos al menor costo.  Viabilidad: posibilidad de proporcionar los abastecimientos y servicios mínimos esenciales requeridos para el funcionamiento de la Fuerza.  Sostenibilidad: capacidad de mantener el apoyo logístico, derivada de un planeamiento adecuado.  Transparencia: como pauta de actuación permanente en la administración pública.  Estandarización: empleo de patrones de uniformidad que reduzcan costos los cuales persiguen la simplificación. A estos principios le podríamos incorporar los principios del decreto legislativo N° 1439 (Sistema Nacional de Abastecimiento) de predictibilidad, para la generación de certeza y empleo de razones uniformes en las decisiones de compra; y de racionalidad para el empleo de procesos y procedimientos lógicos para la determinación de necesidades. La logística militar apoya a la Fuerza en diferentes momentos, en cada uno de los cuales se ejecutan acciones propias de cada periodo; de manera particular, el presente trabajo se enfocó en el periodo preoperacional de abastecimiento de munición en el Ejército. El mejoramiento del proceso de gestión de la munición debe ser un procedimiento que permita pasar al periodo operacional de una manera ordenada y facilitar el empleo de los medios (munición) de manera 30 oportuna, estableciendo y manteniendo el sistema de distribución del periodo preoperacional, con la seguridad adecuada propia del periodo operacional, a fin de alcanzar un óptimo nivel de eficiencia. 1.2 Funciones logísticas Se define una función logística como «el conjunto de actividades reguladas por métodos y procedimientos establecidos, que realizan los Servicios Logísticos del Ejército (SSLL), con la finalidad de brindar el apoyo logístico adecuado» (Diloge 2011: 15). Las funciones logísticas son abastecimiento, mantenimiento, evacuación y hospitalización, transporte, construcciones, y diversos que incluyen la explotación de recursos locales. En este caso, nos enfocamos en el abastecimiento de munición como base del proceso. 1.2.1 La función logística de abastecimiento La función logística de abastecimiento en el Ejército funciona a través del Sistema de Abastecimiento del Ejército (SIAE), el cual es el conjunto de órganos y medios debidamente interrelacionados, regidos por normas y procedimientos para satisfacer las necesidades de la Fuerza Operativa y los Órganos y Medios de Apoyo del Ejército. Los órganos de ejecución del sistema de abastecimiento del Ejército son los siguientes13:  Comando Logístico del Ejército (Cologe): está encargado del planeamiento; coordina y controla el sistema; norma y supervisa los procedimientos técnicos y administrativos; participa en el planeamiento estratégico administrativo e institucional en el campo logístico; tiene a su cargo el planeamiento, organización, dirección, supervisión, administración y control patrimonial de los bienes muebles e inmuebles del Ejército a través de la JEPAE.  Servicios Logísticos (SS. LL.): dirigen, coordinan y controlan las actividades relacionadas con el abastecimiento y control de existencias de su especialidad (Comunicaciones, Ingeniería, Material de Guerra, Intendencia, Veterinaria, Transporte, Sanidad); realizan el cálculo de necesidades para su obtención a partir del listado valorizado de necesidades priorizadas (LL. VV. NN. PP.) de su campo específico; almacenan inicialmente los abastecimientos y ejecutan los planes de distribución aprobados para las diferentes Unidades del Ejército; ejecutan el control de stock en instalaciones especializadas para el caso de 13 Directiva N° 004-2011/DILOG/SD ABSTO/D-4.a, que norma el funcionamiento del Sistema Logístico del Ejército (SILE), mayo 2011 31 munición en el Cemune.  Brigadas de Servicio: almacenan y distribuyen los abastecimientos asignados a las Divisiones de Ejército; remiten de acuerdo a sus necesidades al Cologe el listado valorizado de necesidades priorizadas (LL. VV. NN. PP.) de sus Brigadas; operan almacenes de todas las clases.  Batallones de Servicio: ejecutan el control y distribución de los abastecimientos remitidos por los SSLL a los Batallones de la Brigada; consolidan los LL. VV. NN. PP. de los batallones y los remiten a la Brigada de Servicios.  Batallones o Unidades de tropa: no constituyen un órgano del sistema logístico, pero son de gran importancia en vista de que son el destino final de todos los abastecimientos para su consumo o empleo. Para ello, deben cerrar el círculo de la actividad de esta función logística de abastecimiento manteniendo actualizados sus cargos de acuerdo a la normatividad vigente que permita demostrar la transparencia del proceso. Los organismos de este sistema para satisfacer las necesidades de abastecimiento de cada una de las clases y, en este caso en particular, el de munición (Clase V) cumplen en cada nivel algunos de los procesos técnicos siguientes:  Cálculo de necesidades  Obtención  Almacenamiento  Distribución  Control de stock  Disposición final En el caso de la munición, en este proceso, se describirá con detalle cada una de las responsabilidades de los órganos y dependencias que participan del SIAE, al hacer el análisis y mapeo del proceso actual para determinar cuáles son los procesos o puntos críticos, y así poder plantear las mejoras. El Gráfico 5 especifica cómo está estructurado el SIAE en todos los niveles y dependencias del Ejército, definiendo quiénes participan de los procesos estratégicos (definen las adquisiciones); quiénes, de los procesos de apoyo o soporte (realizan las adquisiciones y administran almacenes especializados por clases); y quiénes realizan los procesos operativos (reciben los abastecimientos, usuario final y empleo de los mismos). 32 Gráfico 5. Estructura del Sistema de Abastecimiento del Ejército (SIAE) Fuente: Elaboración: Propia., Diloge, 2011. La administración de los bienes en el Ejército, incluso de munición, se hace a través del Sistema de Administración de Bienes del Ejército (Sisabe), que es el conjunto de órganos y normas que regulan de manera integral y coherente la administración y control de los bienes, ya sean bienes de defensa o bienes administrativos14. Tiene como órgano rector a la Jepae, adscrita al COLOGE, que es la entidad del Ejército responsable de la planificación, coordinación y ejecución de las acciones referidas al registro, administración, supervisión, control y disposición 14 Directiva Nº 001 t–10.a.1/DIPAIN, que norma la organización y funcionamiento del sistema de administración de bienes del Ejército (SISABE), octubre 2014 33 de los Bienes Patrimoniales del Ejército y de los que se encuentran bajo su administración, y actúa de acuerdo con las facultades, atribuciones y responsabilidades conferidas en los Artículos 10 y 11 del Reglamento de la Ley Nº 29151 – Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Para el control de inventarios; las existencias de almacén; la realización de las actividades de la contabilidad patrimonial; y el registro, la administración, la evaluación y los flujos de información de los bienes del Ejército, se utiliza como único sistema informático el Sistema de Control de Bienes, Abastecimiento y Mantenimiento (Siscobam), el cual emplea un sistema de codificación e identificación estandarizada asignada a las unidades y dependencias del Ejército, así como códigos y nomenclaturas de identificación de almacenes y Unidades, que permitan la ubicación e información real de los bienes del Ejército y de las existencias en almacén. Todas las dependencias del Ejército a nivel nacional hasta el nivel Brigada cuentan dentro de su organización con un Centro de Control Patrimonial (C-CP), que trabaja en coordinación con la Jepae a través del Siscobam con la finalidad de optimizar la administración y control de los bienes del Ejército y realizar el registro y control de los abastecimientos en tiempo real, para obtener consistencia en la información logística de manera veraz y oportuna. El Gráfico 6 especifica la estructura del Sisabe, en la cual se establece que, en los niveles Comandos, Divisiones y Brigadas como órganos de ejecución, se debe disponer, como parte de su organización, de un centro de control patrimonial, teniendo la conexión al Siscobam. Sin embargo, los Batallones y Pequeñas Unidades (sin acceso) son los usuarios finales en los cuales ocurre la mayor cantidad de movimiento y rotación de bienes administrativos y de defensa; en el caso en concreto, son los responsables y usuarios finales de la munición. 34 Gráfico 6. Estructura del Sistema de Administración de Bienes del Ejército (Sisabe) Órgano de Decisión Órgano de Comando Órgano de Planeamiento, Administración y Control Fuente: Directiva N° 001 T-10.a.1/DIPAIN, Organización y Funcionamiento del Sistema de Administración de Bienes del Ejército, Octubre 2014. 1.3 Análisis de los involucrados Los macroprocesos del Ejército que se relacionan con la gestión de la munición son los siguientes, según los niveles establecidos en el marco teórico:  Procesos estratégicos: planeamiento, evaluación y control institucional Órganos de Control Órganos de Ejecución (Unidades de Gestión Logística) UGL 35  Procesos misionales: preparación del componente terrestre, y ejecución de operaciones y acciones terrestres  Procesos de soporte: gestión de recursos logísticos, gestión de recursos económicos y financieros, gestión de estadística, y gestión de tecnologías Dentro de la organización del Ejército, las dependencias con responsabilidades y funciones con respecto a la gestión de la munición son las que se presentan a continuación. 1.3.1 Procesos estratégicos  Planeamiento El planeamiento logístico involucra tres unidades principales: o Dirección de Planeamiento del Ejército (Diplane): define los objetivos y acciones estratégicas del instituto por un periodo de tres años. o Dirección Logística del Ejército (Diloge): formula el Planeamiento Estratégico Administrativo (PEA) que satisfaga las necesidades a nivel Ejército, relacionadas con las operaciones y acciones militares previstas y con los objetivos del PEI. o Dirección de Educación y Doctrina del Ejército (Diedoce): la Diedoce consolida las necesidades de munición para instrucción y entrenamiento de las dependencias del Ejército y remite a la Diloge.  Evaluación y control institucional Durante el desarrollo del proceso de gestión de las municiones, intervienen en paralelo los órganos de control de la institución, asumiendo las siguientes responsabilidades: o Inspectoría General del Ejército (IGE): verifica el cumplimiento de las normas, disposiciones y procedimientos establecidos para el control de la munición. o Órgano de Control Institucional (OCI): responsable del control de la eficiencia, economía y efectividad en el uso de los recursos materiales y financieros que el Gobierno asigna a la institución para el cumplimiento de sus metas y objetivos. http://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtml http://www.monografias.com/trabajos54/resumen-economia/resumen-economia.shtml http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Recursos_Humanos/ http://www.monografias.com/trabajos14/propiedadmateriales/propiedadmateriales.shtml 36 1.3.2 Procesos misionales u operativos En el Ejército, las dependencias que cumplen los procesos operativos o misionales son las Divisiones de Ejército, las Brigadas y los Batallones, quienes tienen la responsabilidad de la preparación de la fuerza de acuerdo con las misiones constitucionales asignadas, las políticas de defensa, y las normas y disposiciones establecidas por el comando del Ejército. El Comando de Educación y Doctrina del Ejército (Coede) se encarga de la preparación de la Fuerza a través de la conducción de programas de entrenamiento en las diferentes escuelas de calificación y perfeccionamiento del Ejército. Sobre la base de los planes y programas de instrucción y de operaciones, determina las necesidades priorizadas de abastecimiento de munición para el cumplimiento de sus funciones. 1.3.3 Procesos de soporte La gestión de las municiones del Ejército se desarrolla en el nivel de los procesos de soporte, por lo que representa el proceso proveedor de los procesos educativos (municiones para la instrucción) y procesos de operaciones militares (municiones para la defensa). En ese sentido, este proceso se ubica en los denominados procesos logísticos.  Gestión de Recursos Logísticos: o Servicio de Material de Guerra del Ejército (SMGE): es responsable de la consolidación del cálculo de necesidades, obtención y control del abastecimiento de la munición en el Ejército. o Centro de Municiones del Ejército (Cemune): es parte de la estructura orgánica del SMGE; tiene la responsabilidad del almacenamiento general de la munición del Ejército para su distribución a todas las dependencias del Ejército a nivel nacional. o Batallones de Servicio: son el último escalón de la estructura logística del Ejército, y se encargan del almacenamiento, control y la distribución de la munición a los Batallones y Unidades operativas del Ejército para el completamiento de sus dotaciones básicas y días de abastecimiento, o empleo en instrucción, entrenamiento y operaciones. o Jefatura de Patrimonio del Ejército (Jepae): es responsable de planificar, coordinar y ejecutar las actividades relacionadas con el registro, administración, supervisión, control de stock y disposición de los bienes de propiedad del Ejército, incluida la munición. Emplea el sistema de control de bienes, abastecimiento y mantenimiento del Ejército 37 (Siscobam) como el único sistema informático para registrar, administrar, evaluar y controlar los bienes, para formular el inventario físico valorizado de los bienes patrimoniales y existencias de almacén, y para realizar las actividades de la contabilidad patrimonial. Este sistema corre en ambiente web, lo que permite que las Unidades de Gestión Logística (UGL) realicen procesos y reportes en línea a través de la conexión VPN de la Ditele (vía Internet). o Servicio de Transportes del Ejército (STRASPE): es el responsable del transporte y entrega de la munición de acuerdo a los programas de despacho previstos por el SMGE a las diferentes dependencias del Ejército a nivel nacional.  Gestión de Recursos Económicos y Financieros: o Oficina de Presupuesto del Ejército (OPRE): gestiona el presupuesto asignado al instituto por el Mindef. Hace conocer a Diloge el presupuesto anual asignado a fin de priorizar de acuerdo con el Plan Estratégico Institucional y el Plan Operativo Anual las adquisiciones para el cumplimiento de las metas y objetivos del Ejército.  Gestión de Estadística y Gestión de Tecnologí